Rol De La Secretaria Empresarial
SECRETARÍA EJECUTIVA
La Secretaría Ejecutiva es el máximo órgano administrativo encargado de ejecutar las funciones y debe acreditar una amplia experiencia académica y administrativa.
MISIÓN DE LA SECRETARIA
La Misión de la Secretaria es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de los procesos a seguir dentro de la empresa. Hay que tener presente que casi siempre una secretaria es un administrativo y su posición dependiendo la organización puede ser administrativa y ejecutiva.
CONCEPTO
La secretaria ejecutiva desempeña en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempeñar su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir éstas, con su misión, desempeñarse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige.
Muy válido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudiéndole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atención necesaria, para reducir al mínimo el vacío ocasionado por la ausencia del jefe.
Es necesario contar con conocimientos básicos de los actuales tópicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos básicos que la telemática presenta en función de un desempeño exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
FUNCIONES QUE DEBE DESEMPEÑAR LA SECRETARIA EJECUTIVA
a) Lleva el control personal del archivo central
b) Mecanografiar oficios, actas, informes y otros documentos similares.
c) Redactar correspondencia de rutina
d) Realizar labores de archivo
e) Recibir y distribuir correspondencia
f) Atender al público en general para dar información
g) Atender y efectuar llamadas telefónicas
h) Tomar versiones taquigráficas de las reuniones
Un(a) Secretario(a) Ejecutiva debe desempeñar con absoluta corrección sus Funciones en la empresa en la que presta sus servicios, a través de una labor discreta ordenada y metódica. La única forma de conseguirlo consiste en la aplicación de una serie de conocimientos técnicos específicos y la adopción de una actitud personal humana y ética.
- Los conocimientos técnicos que debe poseer un(a) secretario(a) entre otros están mecanografía, computación, clasificación y archivo y una buena redacción comercial y general.
- Los estudios mínimos que se exigen a un(a) secretario(a) son: educación básica y de dos a tres años de formación profesional en la rama de secretariado.
- Para el profesional del secretariado es práctico conocer idiomas extranjeros, debido a la proliferación de las relaciones comerciales de carácter internacional
- La memoria de un secretario(a) más que buena debe ser excelente, lo cual le permitirá retener y recordar en el momento oportuno los conocimientos adquiridos con el estudio o con el ejercicio de la profesión.
- Debe estar en disposición de aceptar cualquier trabajo que se le encomiende, relacionado con su profesión y de hacerse responsable de su resolución.
- De éste profesional se espera la discreción y lealtad suficientes hacia su empresa para no comentar con nadie noticias relativas a su trabajo.
- La secretaria debe presentarse con un maquillaje discreto. Se intentará que realce al máximo las cualidades del físico y al propio tiempo disimule las imperfecciones, pero evitando caer en el exceso.
- Un(a) secretario(a) hablará correctamente y se expresará con claridad, utilizando el vocabulario adecuado. La voz es también un elemento que debe destacarse, procurando que sea agradable con una dicción impecable y ajustada, sin elevar el tono jamás.
- El jefe en la oficina, debe recibir un tratamiento de usted, aunque exista mucha confianza. Sólo podría cambiar el tratamiento en el caso de que el jefe se lo pidiera
PERSONALIDAD DE LA SECRETARIA
Algunos rasgos de personalidad más congéniales con el puesto de secretaria serían:
- FÍSICOS
Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educación, peinado y maquillaje naturales.
- MENTALES
Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y además porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales.
- DE CARÁCTER
Lista de rasgos que con la experiencia y sentido común se podrá entender y aplicar:
- Ser Cortés, respetuosa, saber escuchar con atención.
- Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones
- Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fía de la improvisación.
- Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla.
- Segura
- Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas
- Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para mañana, tiene iniciativa
- Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difícil el trato con el prójimo.
- Optimista, alegre
- Discreta
- Honrada y honesta
- Servicial
- Fiel y leal a su jefe y a la empresa
Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, cortés, ecuánime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitación y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda.
VÍDEO LA LAS FUNCIONES Y ROL DE LA SECRETARIA
